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委派工作的秘诀
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广告招租，e-mail:yesize@hotmail.com 作者：潘惠芳 主题类号：C3/管理科学 【 文献号 】1-383 【原文出处】中外管理 【原刊地名】京 【原刊期号】200004 【分 类 号】C3 【分 类 名】管理科学 【复印期号】200007 【 标 题 】委派工作的秘诀 【 作 者 】潘惠芳 【 正 文 】 委派是管理工作中一个繁琐而又重要的环节，是人人都在做而又常常做不好的工作。本文对如何委派提供了具体的技巧指导。 现代管理者的一个非常重要的职责，就是要把工作委派给别人去做。 事实上，许多管理者常常把工作分配给不适当的人去做，等到浪费了很多时间以后他们又卷起袖子亲自去做。这样一来，不仅浪费了时间和金钱，而且打击了下属的积极性。 怎样才能做到有效委派呢？ 哪些工作是不能委派的？ 原则上讲，你可以把任何一件其他人能够处理的工作委派给别人去做。 首先，要认真考虑要做的各种工作，确保自己了解这些工作。在你没有完全了解这些情况和工作的预期结果之前，不要轻易委派工作。 其次，还要使你的下属也了解，要向处理这件工作的下属说明工作的性质和目标。 最后，把工作委派出去以后，还要确定自己对工作的控制程度。如果一旦把工作委派出去，自己又无法控制和了解工作的进展情况，那就要亲自处理这件工作，而不要再把它委派出去了。 切记不要把“热土豆”式的工作委派出去。所谓“热土豆”式工作，是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作。例如，你的上司非常感兴趣和重视的某件具体工作就是“热土豆”式工作。这种工作要你亲自去做。另外，非常保密的工作也不要委派给别人去做。 哪个人最适合这项工作？ 建议你对下属进行完整的评价。你可以花几天时间让每个下属用书面形式写出他们对自己职责的评论。要求每位工作人员诚实、坦率地告诉你，他们喜欢做什么工作，还能做些什么新工作。然后，你可以召开一个会议，让每个职员介绍自己的看法，并请其他人给予评论。要特别注意两个职员互相交叉的一些工作。如果某职员对另一职员有意见，表示强烈地反对或提出尖锐地批评，你就要花些时间与他们私下谈谈。 在这种评价过程中，你需要掌握两点：职员对他自己的工作究竟了解多深和职员完成工作的速度。 如果你发现有的职员对自己的工作了解很深，并且远远超出你原来的预料，这些人就可能有担负重要工作的才能和智慧。 了解职员完成工作的速度也是很重要的。一旦你掌握了每个工作人员对其工作了解的程度和完成工作的速度等情况以后，就可以估计出每个人能够处理什么样的工作，也就可以决定把工作委派给能达到目标要求的人。 但有一点也要记住，那就是你要尽量避免把所有的工作都交给一个人去做的倾向。 除了上述两个主要标准以外，其它因素也在委派工作中选择合适的人上起作用。时间价值就是一个很重要的因素。你要注意不要把次优先的工作分配给公司中具有很高时间价值观念的职员去做。 哪些时间最适宜委派工作？ 大多数管理者往往在最不好的时间里委派工作。 他们上班后的第一件事便是委派工作。这样做可能方便管理者，但却有损于职员的积极性。职员有什么感觉呢？下属带着一天做些什么的想法来到办公室，一上班却又接到新工作，他们被迫改变原定的日程安排，工作的优选顺序也要调整。这样做的结果是时间的浪费。 委派工作的最好时间是在下午。你要把委派工作作为一天的最后一件事来做。这样，有利于下属为如何完成明天的工作做具体安排。 面对面地委派工作是最好的一种委派方法。这样委派工作便于回答下属提出的问题，获得及时的信息反馈。充分利用面部感情和动作等形式强调工作的重要性。只有对那些不重要的工作才可使用留言条的形式进行委派。写留言条委派工作，可能快并且容易做到，但它不会给人以深刻和重要的印象。 哪些内容在委派时非说清不可？ 关键是要强调积极的一面。向他指出，他的特殊才能是适合完成此项工作的，尤其必须强调你对他的信任。同时，还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任；让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。 在解释工作的性质和目标时，要向下属讲出你所知道的一切。不要因为没有讲完所掌握的信息，而给下属设下工作的陷阱。你要把所有的目标全部摆出来：谁要求做这件工作，要向谁报告工作，客户是谁等等。还要把自己在这个工作领域的体验也告诉下属。让他们了解过去的一些事情是怎样处理的，得到了什么结果等。 此外，要让下属完全理解你所希望得到的结果。如果可能，尽量列出事实、数量和具体目标。那种“这件事需要快办”的说法不是对工作的充分解释。 给下属规定一个完成工作的期限。让他知道，除非在最坏的环境条件下才能推迟完成 工作的期限。向他讲清楚，完成工作的期限是怎样出来的，为什么说这个期限是合理的。另外，还要制定一个报告工作的程序，告诉他什么时间带着工作方面的信息向你报告工作；同时，你也要向他指出，检查工作的期望结果是什么，使他有明确要求。 最后，你要肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣。 该怎样检查下属的进展？ 对委派出去的工作进展情况，确定一个评价的计划是很有技巧的事。检查太勤会浪费时间；对委派出去的工作不闻不问，也会导致灾祸。 对不同工作，检查计划也有所不同。这主要取决于工作的难易程度、职员的能力及完成工作需要时间的长短。如果某项工作难度很大并且是最优先的，就要时常检查进展情况，每一两天检查一次，保证工作成功而又不花费太多时间。这类工作都有一个内在的工作进展阶段，一个阶段的结束又是另一个阶段的开始。这种阶段的停起时间也是检查和评价工作进展情况的最好时间。 当你把一件有困难的工作委派给一个经验较少的下属去做时，不论从必要性还是从完成工作的愿望上来讲，多检查几次进展情况都是有益的。对这种情况，你可以把检查工作进展的次数定为其他下属的两倍。 但一般地讲，你既然把某项工作交给了下属，就要相信他能胜任这项工作。因此，每周检查一次工作也就足够了，但要鼓励下属在有问题时随时来找你，另外还要让他们懂得你不鼓励不必要的打扰。 评价工作进展的方法必须明确。要求下属向你报告工作是怎样做的，还有多少工作没有做完，工作中遇到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向下属指明，必须完成工作的期限和达到要求的行动方案，促使下属继续努力工作。 该怎样评价委派的成果？ 可以组织一个小组，小组中的每个成员都可以评价和批评他们在完成委派工作中的表现。最好是要求大家用书面形式把意见写出来，然后召开一个短会对这些书面意见进行讨论。 为了做好委派工作系统的评价工作，需要解决这样一些问题：工作是否按期完成？工作的目标是否达到？下属是否创造出了完成工作的新方法？他们是否从工作中学到了一些新东西或得到了某种益处？把这些问题作为评价委派系统工作情况的基础，邀请下属进行评论。 实践证明，最准确的评价和最要害的批评往往来自下属。因为他们是任务的执行者，对评价委派工作系统要比管理者更有发言权。 评价过程中的一个重要方面是要实行奖励。许多情况下，管理者“奖励”给下属的往往是更多更重要的工作。因为事实证明他能干，为什么不让能干的人做更多更重要的工作呢？这种想法和做法从道理上讲无可非议，但实际上，如果一个有才能有责任心的下属觉得他工作成功的奖赏只是更多的工作负担，特别是当他所做的工作是其他人的两倍而报酬却没有相应增加时，他便很难继续努力。 尊敬和赋予新的工作责任是对下属的奖励，但一味地加重工作负担则不在此列。即使你从内心里认为对下属的信赖是一种极大的奖赏和促进也不行。这时的一个办法是不妨向他们透露点个人的事情，以及你对其他有关工作的意见和评论等。这类内部信息表明你对他的真正信任和尊敬，会鼓励他更有效地工作。
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